Excel pro začátečníky

Excel pro začátečníky

Úvod

Předpokladem studia Excelu je, že uživatel má základní znalosti týkající se práce s PC a to: ovládání myši, klávesnice, základní orientace v prostředí Windows. Jestli uživatel tyto znalosti nemá doporučuji nejprve absolvovat modul „Základní práce na PC“.

Excel je tabulkový editor. Tento aplikační program slouží pro práci s tabulkami, s daty (číselnými i jinými), pro jejich statistické a matematické zpracování, třídění a vizualizaci ve formě grafů.

Použité zkratky: LTM = levé tlačítko myši, PTM = pravé tlačítko myši

1.      Základy práce s Excelem

1.1.     Spuštění a ukončení Microsoft Excel

Je několik způsobů, jak program spustit::

1.      tlačítkem Start ® Programy ® Microsoft Excel,

2.      zástupcem programu MS Excel na pracovní ploše (je-li vytvořen),

3.      ikonou na hlavním panelu nebo na liště Microsoft Office.

 

Rovněž je několik způsobů, jak program ukončit:

1.      z hlavní nabídky Soubor ® Konec,

2.      z titulní lišty tlačítkem,

3.      Alt + F4.

Před ukončením samotného programu je nutné vytvořenou tabulku nejprve uložit viz. 6.

Po spuštění Excelu se otevře nový prázdný sešit (Sešit 1).

1.2.     Popis obrazovky Excelu

Titulní lišta

systémové menu aplikace

název aplikace název souboru

tlačítka pro práci s oknem (minimalizace, obnovení velikosti okna / maximalizace, uzavření okna)

Hlavní nabídka (menu)

tlačítko pro práci s dílčím oknem - systémové menu

hlavní nabídku, tj. přehled příkazů Excelu

tlačítka pro práni s dílčím oknem

Standardní panel nástrojů

Obsahuje tlačítka (ikony) nejčastěji používaných příkazů, které jinak můžeme aktivovat přes hlavní nabídku. Vysvětlení nejpoužívanějších ikon:

otevření nového souboru                       otevření existujícího souboru

uložení souboru odeslání dokumentu elektronickou poštou jako text zprávy nebo přílohu

tisk dokumentu a náhled (obvykle se používá před samotným tiskem)

ikony pro vyjmutí označené části do schránky, kopírování této části do schránky, vložení ze schránky

kopírování formátu první ikona vrací zpět provedenou operaci, druhá obnovuje

autosuma (vypočte součet označené oblasti)

spouští průvodce grafem, zapíná/vypíná panel nástrojů kreslení, lupa (procentní zobrazení stránky)

Panel nástrojů Formát

Obsahuje ikony pro formátování (úpravu) vložených dat.

druh písma, velikost písma; pro výběr druhu i velikosti písma klikneme LTM na 

řez písma – B tučné, I  kurzíva, U podtržené

ikony pro zarovnávání všech dat; zarovnání vlevo, na střed, vpravo a sloučit a zarovnat na střed

ikony pro úpravu číselných dat; první ikona doplní za číselnou hodnotu měnu (standardně jsou nastaveny Kč), styl procent, styl čárky, přidat desetinné místo, odebrat desetinné místo

ikony pro zmenšení a zvětšení odsazení dat v buňce

ikony pro ohraničení tabulky (celé nebo její části), doplnění barevného pozadí buněk, barva písma

Ostatní panely nástrojů můžeme zobrazit tak, že použijeme jednu z možností:

1.      LTM z hlavní nabídky vybereme Zobrazit ® Panely nástrojů, kde pak LTM klikneme na příslušný nástroj, který chceme zobrazit.

2.      PTM klikneme do prostoru např. za panel nástrojů formát, čímž se zobrazí seznam panelů nástrojů, kde pak LTM vybereme příslušný nástroj.

v této části se vždy zobrazí obsah buňky

Řádek vzorců má několik částí a podob

pole názvu, kde může být adresa buňky nebo seznam funkcí

f_x tlačítko pro zapnutí seznamů funkcí, po jeho zvolení LTM se částečně změní řádek vzorců seznam funkcí se zobrazí po zvolení  

zrušení akce (Esc)

potvrzení akce (Enter)

Dokumentové okno

                        adresa buňky                   obsah buňky

 

Řádky jsou očíslované (celkem 65536); sloupce jsou označené velkými písmeny (celkem 256). Z toho vyplývá, že uživatel má k dispozici 16 777 216 buněk na jednom listu. Standardně se zobrazují 3 listy (celkem jich může být zobrazeno až 255).

Buňka má adresu vzniklou spojením sloupce a řádku např. A1, B2, G5, …apod. Do aktivní (vybrané, označené) buňky vkládáme data např. čísla, funkce, vzorce, text, datum, … apod.  

Dokumentové okno je doplněno svislými a vodorovnými posuvníky. LTM tahem za posuvníky se zobrazí jiná část aktivního listu.

Dokumentové okno je zakončeno stavovým řádkem, který informuje o některých důležitých nastaveních programu. Stavový řádek informuje o : režimu (Připraven, Úpravy, Pozice), zobrazení součtu, zapnutí nebo vypnutí Caps Lock (ABC), numerické části klávesnice (123), Scroll Lock (SCRL), End (END). Pro práci s tabulkami je vhodné mít zapnutou numerickou část klávesnice (klávesa NumLock – zapne/vypne numerickou část klávesnice), která usnadňuje vládání čísel.

1.3.     Ukazatelé = kurzory

V Excelu se vyskytuje více ukazatelů (kurzorů), kde každý má svůj jiný význam. Ukazatele:

1.      tabulkový kurzor (buňkový kurzor), používáme pro výběr buňky (buňka je aktivní) a označování buněk,

2.      textový kurzor – na jeho pozici vkládáme text,

3.      kurzor pro přenášení a kopírování obsahu buněk,

4.      kurzor pro vytváření posloupností (řad) anebo kopírování obsahu jedné buňky.

Možné ukazatelé si doplňte na základě pokynů lektora.

   tabulkový kurzor               textový kurzor             kurzor k bodu 3              kurzor k bodu 4

1.4.     Pohyb po listu

Mezi buňkami listu se lze pohybovat pomocí tabulkového kurzoru a to LTM kliknutím na libovolnou buňku nebo pomocí kurzorových kláves (kláves se šipkami: ¬ ­ ® ¯). Přesunete-li se na libovolnou buňku, stane se tato buňka aktivní buňkou.

Pohyb po jednom listu

Po buňkách se můžeme pohybovat pomocí:

1.kliknutí LTM.

2.klávesnice: 

Použité klávesy	Posunutí
kurzorové šipky	pohyb o jednu buňku ve směru šipky
Ctrl + kurzorové šipky	skok na konec souvislé řady ve směru šipky
Home	skok na buňku ve sloupci A příslušného řádku
Ctrl + Home	skok na buňku A1 aktivního listu sešitu
Ctrl + End	skok na nejspodněji obsazenou buňku listu
Tab	skok na další sloupec
Shift + Tab	skok na předchozí sloupec
PgDn, PgUp	skok o obrazovku dolů, nahoru
Alt + PgDn, Alt + PgUp	skok o obrazovku doprava, doleva
End	zapnutí/vypnutí režimu skoku na konec oblasti
End, kurzorové šipky	skok na konec oblasti v příslušném směru

Pohyb mezi listy

1.      Kliknutím LTM na libovolný list, čímž se tento list stane aktivním listem.

2.      Tlačítky pro pohyb mezi listy (fungují při větším množství záložek listů)

3.      Kombinací kláves:     Ctrl + PgDn skok na další list sešitu,

Ctrl + PgUp na předchozí list sešitu.

1.5.     Výběr (označování) oblasti buněk

Dokážeme-li vybrat více buněk, můžeme tyto buňky pak hromadně upravovat, kopírovat, přesouvat, … Vybraným buňkám říkáme oblast nebo označená skupina buněk. Oblast může být souvislá nebo nesouvislá.

Souvislá oblast (souvislý výběr buněk)

Je vymezená souřadnicemi levé horní a spodní pravé buňky. Mezi buňkami je znak „:“ např. A1:C4 Máme možnost oblast vybrat pomocí LTM nebo klávesnice. 

 

Výběr oblasti buněk pomocí LTM                                                                KROK ZA KROKEM

1.    Klikněte LTM na jednu buňku, coby základní, od které budete zahajovat výběr oblasti např. A1.

2.    LTM tahem vyberte oblast, táhněte myší směrem do protilehlého rohu požadované oblasti např. C4.

3.    Máte vybranou oblast.

Upozornění: při výběru oblasti myši musíte mít vždy zobrazen tabulkový kurzor.

Výběr oblasti buněk klávesnice                                                                                 KROK ZA KROKEM

1.    Klikněte LTM na jednu buňku, coby základní, od které budete zahajovat výběr oblasti např. A1.

2.    Přidržte klávesu Shift a stiskejte kurzorové klávesy tak, abyste dosáhli protilehlého rohu požadované oblasti např. C4.

3.    Máte vybranou oblast.

Nesouvislá oblast (nesouvislý výběr buněk) Ctrl + LTM

Uživatel má možnost označit oblasti buněk, které spolu přímo „nesousedí“. I zde platí, že při výběru oblasti musí mít vždy zobrazen tabulkový kurzor.

Výběr nesouvislé oblasti          KROK ZA KROKEM

1.    Klikněte LTM na jednu buňku, coby základní, od které budete zahajovat výběr první oblasti např. A1.

2.      Stiskněte klávesu Ctrl a držte ji stále.

3.      LTM tahem vyberte oblast, kterou chcete mít označenou, po výběru LTM uvolněte.

4.      Přesuňte se LTM na další základní buňku např. D1.

5.      LTM tahem vyberte oblast, kterou chcete mít ještě označenou, po výběru LTM uvolněte.

kroky 3 a 4 můžete opakovat tolikrát, kolik budete mít nesouvislých oblastí

6.      Po ukončení výběru nejprve pusťte LTM, pak teprve klávesu Ctrl.

Označení (výběr) celého listu

K označení celého listu si můžete vybrat z těchto možností:

1.      Pomocí klávesnice: Ctrl + A

2.      Pomocí LTM, když kliknete do prostoru nad řádkem 1 a vlevo od sloupce A.

Poznámka:      Klikneme-li LTM na A, B, … označí se celý sloupec A, B, …

Klikneme-li LTM na 1, 2 … označí se celý řádek 1, 2, …

Zrušení označení souvislé, nesouvislé oblasti nebo označeného celého listu provedeme tak, že  klikneme LTM na libovolnou buňku.

1.6.     Vytváření tabulek – obecný postup                                                    KROK ZA KROKEM

1.      Vloží se údaje, které budou obsahem tabulky (viz. kapitola 2.).

2.      Údaje se upraví, provedou se případné výpočty (viz kapitola 3).

3.      Tabulka se ohraničí čárami, které dodají tabulce patřičný vzhled (viz. kapitola 4).

4.      Z hodnot v tabulce se může vytvořit graf (viz. kapitola 5).

5.      Na závěr se tabulka uloží, popřípadě vytiskne nebo odešle (e-mailem) (viz. kapitola 6).

Jednotlivé body tohoto postupu naleznete vysvětlené v kapitolách, které dále následují.

2.      Vkládání dat

Data se vkládají do aktivní buňky. Buňka může obsahovat číslo, text, datum, funkci, vzorec, komentář, logickou hodnotu, chybovou hodnotu nebo může být nevyplněná (prázdná). Data zapisujeme z klávesnice do aktivní buňky, současně se obsah vpisovaného údaje objeví v poli „řádku vzorců“. Zde je také zobrazena adresa buňky. (viz. kapitola 1.2. - Řádek vzorců)

Píšeme do tabulky (obecný postup)                                                              KROK ZA KROKEM

1.      Klikneme LTM na buňku (za předpokladu máme-li tabulkový kurzor), do které chceme psát.

2.      Napíšeme z klávesnice text, číslo, … píšeme na pozici textového kurzoru.

3.      Zápis ukončíme klávesou Enter nebo jednou z kurzorových šipek (¬ ­ ® ¯); stiskneme-li Enter posuneme se o buňku níž (dolů), po stisku jedné z kurzorových šipek se posuneme a jednu buňku ve směru šipky (¬ vlevo, ® vpravo, …) a můžeme vložit další údaj (dle bodu 2).

2.1.     Vložení textu (zarovnání vlevo)

Text zapisujeme do aktivní buňky pomocí klávesnice. Nevejde-li se text do buňky, a je-li buňka napravo prázdná, bude do ní text přesahovat. Z toho vyplývá, že píšeme-li příliš dlouhý text do jedné buňky, zobrazí se tento text jen tehdy, jsou-li vpravo prázdné buňky. Pokud pak do nich vložíme údaje, napsaný text v levé buňce se částečně skryje. Příčinou tohoto je, že každý sloupec má určitou šířku. Tuto šířku však můžeme upravovat.

Ukázka vloženého textu, který přesahuje do dalších buněk – před úpravou:

Rozšířit sloupce lze několika způsoby:

1. Hlavní nabídka Formát ® Sloupec ® Šířka … (zadáme šířku sloupce) nebo Přizpůsobit.
2. LTM ukážeme na rozhraní mezi sloupci (v našem případě A½B), tím se změní ukazatel na oboustrannou šipku a LTM tahem můžeme šířku upravit podle potřeby.
3. Chceme-li, aby se šířka upravila automaticky podle nejširšího údaje ve sloupci 2x klikneme LTM na rozhraní mezi sloupci (v našem případě A½B).

Ukázka vloženého textu – po úpravě šířky sloupce:

Obdobně se upravuje i výška řádků.

2.2.     Vložení čísla (zarovnání vpravo)

Čísla vkládáme do aktivní buňky pomocí numerické části klávesnice. Do jedné buňky zadáváme jedno číslo. POZOR! Nikdy před číslo nevkládáme mezery.

Pravidla pro vkládání čísel:

-        řády můžeme oddělit mezerou (viz.sloupec A)

-        desetinnou čárku zadáváme z num.části (klávesa mezi 0 a Enter)

-        před číslem, které chceme mít záporné vložíme znak – (mínus, z num.části)

-        číslo můžeme doplnit zkratkou měny pomocí

-        jsou-li v buňce tyto znaky ########, musíme rozšířit sloupec (viz. v kapitole 2.1.) tak, aby se mohly zobrazit hodnoty

-        zlomek zapisujeme: 0 mezera zlomek např. 0 1/3 zobrazí se 1/3

Ukázka po úpravě šířky sloupců A a C.

Vkládání čísel doplněných měnou     KROK ZA KROKEM

1.      Klikneme LTM do buňky C1.

2.      Napíšeme číslo 12,5 a potvrdíme klávesou Enter.

3.      Napíšeme číslo 1 125,5 a potvrdíme klávesou Enter.

4.      Označíme obě buňky (C1 a C2).

5.      Klikneme LTM na ikonu měny

Chceme-li přidat nebo odebrat  počet desetinných míst, označíme buňky s číselnými hodnotami a zvolíme příslušnou ikonu z panelu nástrojů formát.

2.3.     Vložení datumu a času (zarovnání vpravo)

Pro zápis datumu používáme oddělovače: „/“, „-“, „.“. Pro zápis času lze použít oddělovače „:“, čísla mohou být doplněna zkratkou dop. (AM) nebo odp. (PM). Pro zápis datumu a času do jedné buňky použijeme pro oddělení mezeru.

Př.: 20/3/2003, 20-3-03, 20.3.2003 … to jsou stejné zápisy, zobrazí se 20.3.2003.

Poznámka: Po zápisu datumu nebo času se buňka automaticky zformátuje. Zapíšeme-li potom místo datumu nebo času číslo, převezme se v datumovém formátu. Buňku proto musíme přeformátovat na číslo, zvolíme hlavní nabídku Formát ® Buňky a záložku číslo, kde v druhu vybereme „obecný“ nebo „číslo“.

2.4.     Oprava zadaných údajů

Zjistíme-li, že jsme zadali chybný údaj do buňky, můžeme jej opravit. Excel umožňuje provádět opravy několika způsoby.

Oprava pomocí LTM                                                                                     KROK ZA KROKEM

1.      Klikneme 2x rychleji za sebou LTM na buňku s chybným údajem.

2.      V buňce se objeví textový kurzor na místě, kde jsme klikli LTM.

3.      Můžeme začít s opravami. Textovým kurzorem pohybujeme pomocí kurzorových šipek, znaky (čísla) mažeme klávesou Delete nebo Backspace (podle toho, kde je postaven kurzor a co chceme vymazat).

4.      Opravený údaj v buňce potvrdíme klávesou Enter.

Oprava pomocí klávesy F2                                                                           KROK ZA KROKEM

1.      Klikneme LTM na buňku s chybným údajem.

2.      Zvolíme klávesu F2 – Excel přejde do režimu úprav. V buňce se objeví textový kurzor až za údajem (zcela vpravo).

3.      Můžeme začít s opravami. Stejně jako v bodě 3 u oprav pomocí LTM.

4.      Opravený údaj v buňce potvrdíme klávesou Enter.

2.5.     Smazaní zadaných údajů (obsahu buněk)

Smazat údaj v jedné buňce a ihned jej nahradit novým údajem je jednoduché: označíme příslušnou buňku a napíšeme nový údaj, čímž se původní údaj automaticky přepíše. Chceme-li zcela odstranit obsah buněk, můžeme je označit a klávesou Delete, smažeme v nich údaje.Chceme-li vymazat údaje na celém listě, označíme celý list např. pomocí Ctrl + A, pak ťukneme na klávesu Delete.

Upozornění: Máme-li již hotovou tabulku (včetně ohraničení) a chceme ji vymazat, tak musíme zvolit z hlavní nabídky Úpravy ® Vymazat ® Vše, protože klávesou Delete by se vymazal pouze obsah tabulky nikoli její ohraničení.

3.      Úpravy údajů a výpočty v tabulce

3.1.     Jednoduché formátování

Vložené údaje v buňkách můžeme upravovat především pomocí ikon na panelu nástrojů formát. Obecně platí, že nejprve označíme buňku nebo oblast buněk, kterou chceme upravit a pak následně zvolíme příslušnou ikonu.

Hlavní nabídka Formát ® Buňky … obsahuje několik záložek (karet):

Číslo – úprava formátu čísel

Zarovnání – úprava zarovnání údajů

Písmo – úprava písma

Ohraničení – kreslení ohraničující čar

Vzorky – úprava stínování buněk
Druh písma a velikost písma

1.      Vložte údaje podle ukázky (standardně použijte velikost písma 10). Začněte v buňce A1, napište nadpis, 2x zmáčkněte klávesu Enter, máte aktivní nyní buňku A3, napište brambory, zmáčkněte klávesu Enter, nyní máte aktivní buňku A4, napište zelenina, zmáčkněte klávesu Enter, … pokuste se sami vložit zbývající údaje. (Čísla vkládejte pomocí numerické části klávesnice). Upravte i šířky sloupců.

Po vložení údajů budou následovat úpravy.

2.      LTM klikněte na buňku A3 – brambory … buňka je aktivní; rozevřete LTM nabídku u druhu písma a vyberte kliknutím LTM druh písma Arial, změní se druh písma, klikněte na A4 – zelenina … zvolte druh písma Time New Roman, … dále pokra- čujte  sami.

3.      Označte LTM oblast buněk A3 až A5 (brambory, zelenina, ovoce), rozevřete LTM nabídku u velikosti písma a vyberte kliknutím LTM velikost 12. Údaje v označené oblasti se zvětší.

4.      LTM klikněte na buňku C3 – 2000 a zvětšete velikost písma na 12.

5.      LTM klikněte na buňku D3 – 2001 a zvětšete velikost písma na 14.

Řez písma, barva pozadí buněk a barva písma

1.      Vložte samostatně údaje podle ukázky.

Po vložení údajů budou následovat úpravy.

2.      Vyberte LTM oblast buněk A4 až D4 (zemědělství a údaje za roky 1999 až 2001).

3.      LTM klikněte na ikony  tím zapnete řez písma tučné a kurzíva; dále rozevřete LTM nabídku barev u ikony (barva výplně) a zvolte světle zelenou.

4.      LTM klikněte na buňku A5 (doprava a spoje).

5.     

LTM klikněte na ikonu tím zapnete podtržení, dále rozevřete LTM nabídku barev u ikony (barva písma) a zvolte modrou barvu. V dalších úpravách pokračujte sami podle ukázky.

Zarovnávání údajů

1.      Vložte samostatně údaje podle ukázky.

Po vložení údajů budou následovat úpravy.

2.      Vyberte LTM oblast buněk B3 a C3 (roky 2001/00 a 2002/01).

3.      Zarovnejte údaje na střed.

4.      Průmyslovou, zemědělskou a stavební produkci zkuste zarovnat sami podle níže uvedené ukázky.

5.      Zarovnání nadpisu „Vývoj …“                                                              KROK ZA KROKEM

a.      

Označte LTM oblast buněk A1 až C1.

b.      LTM klik na ikonu (sloučit a zarovnat na střed). Buňky se sloučili a nadpis se zarovnal na střed.

Zarovnání textu: hlavní nabídka Formát ® Buňky … záložka Zarovnání obsahuje vodorovné a svislé zarovnání textu, zalomení textu, sloučení buněk a orientaci textu.

3.2.     Výpočty – zadáváme funkce a vzorce

Výhoda Excelu i jiných tabulkových programů je v tom, že umí automatické propočty. Tyto výpočty (vzorce), musí uživatel zadat.

Přehled používaných operátorů ve vzorcích:

* (součin), / (podíl), + (součet), - (rozdíl)

Zadáváme je z numerické části klávesnice!

Zadávání vzorců – součet                                                                            KROK ZA KROKEM

1.      Vložte samostatně údaje podle ukázky.

Předmětem výpočtu je součet tří čísel.

2.      LTM klikněte na B6, tam chceme mít výsledek součtu třech čísel za rok 1999.

3.      Z klávesnice zadáme znak =.

4.      LTM klikneme na buňku B3, pak zmáčkneme klávesu +, LTM klikneme na B4, opět zadáme klávesu +, LTM klikneme na B5 a potvrdíme klávesou Enter. Výsledná hodnota se vloží do buňky B6.

5.      Samostatně zkuste vypočítat spotřebu za rok 2000 a 2001.

Obdobný by byl postup při součinu, podílu a rozdílu.

Obecný zápis vzorce: =adresa buňky operátor adresa buňky operátor  adresa buňky …

Mezi adresou buňky a operátorem nesmíme zadávat mezery.

Rychlý součet – pomocí funkce                                                                   KROK ZA KROKEM

1.      Označte LTM oblast buněk B6 až D6. Klávesou Delete vymažte vložené vzorce.

2.      LTM klikněte na B6, tam chceme mít výsledek součtu třech čísel za rok 1999.

3.      Klikněte LTM na ikonu (autosuma)

4.      V B6 se zobrazí funkce SUMA a oblast, za kterou bude proveden součet. Pokud nesouhlasíme s předepsanou oblastí, tak LTM tahem (tabulkový kurzor) označíme požadovanou oblast. V našem případě B3 až B6. Funkci a vybranou oblast potvrdíme klávesou Enter.

5.      Samostatně vložte autosumu za rok 2000 a 2001.

Výpočet průměru – pomocí funkce                                                             KROK ZA KROKEM

1.      LTM klikneme na buňka E3, tam chceme mít vypočtenou průměrnou spotřebu brambor.

2.      LTM klikneme na ikonu a tím se nám otevře okno „Vložit funkci“.

3.      V okně LTM najdeme a klikneme na funkci PRŮMĚR.

4.      Otevře se okno „Argumenty funkce“, kde je vypsaná oblast buněk, za kterou se provede výpočet průměru. Pokud s tímto výběrem souhlasíme, klikneme na tlačítko OK.

Jiná situace nastane, když s vybranou oblastí nesouhlasíme a chceme ji pozměnit. Pak postupujeme následovně:

1.      LTM tahem přesuneme okno „Argumenty funkce“ tak, aby nám nezakrývalo vložené údaje.

2.      LTM tahem označíme oblast buněk (musíme mít zobrazen tabulkový kurzor), za které chceme mít vypočítaný průměr. Po výběru LTM pustíme a dostaneme se zpátky do okna „Argumenty funkce“.

Obecný zápis funkce:=funkce(oblast začíná adresou první buňky : končí adresou poslední buňky)

Používané funkce: SUMA, PRŮMĚR, ODMOCNINA, POWER (mocnina), MIN, MAX.

Absolutní adresa (nemění se při kopírování vzorců a funkcí): do adresy buňky se doplní znak $ klávesou F4 např. $A$1.

3.3.     Kopírování a přesouvání obsahu buněk

Jsou to zcela běžné činnosti při práci nejen s tabulkami, ale i s jinými programy. Kopírování a přesouvání dat se provádí přes schránku. (Je to obdobné jako při práci se soubory ve Windows) Kopírovat a přesouvat můžeme označenou oblast buněk i obsah jenom jedné buňky.

Kopírování  oblasti buněk                                                                            KROK ZA KROKEM

1.      Označíme oblast buněk, které chceme kopírovat.

2.      Zadáme jeden z příkazů pro zkopírování do schránky:

a)      z hlavní nabídky vybereme Úpravy ® Kopírovat,

b)      Ctrl + C,

c)      ikona z panelu nástrojů standard,

d)      PTM – Kopírovat.

3.      LTM klikneme na buňku, odkud se bude začne vkládat oblast.

4.      Zadáme příkaz pro vložení obsahu ze schránky:

a)      z hlavní nabídky vybereme Úpravy ® Vložit,

b)      Ctrl + V,

c)      ikona z panelu nástrojů standard,

d)      PTM – Vložit.

5.      Potvrdíme vložení klávesou Enter.

Přesouvání oblasti buněk                                                                             KROK ZA KROKEM

1.      Označíme oblast buněk, které chceme přemístit.

2.      Zadáme jeden z příkazů pro přesouvání do schránky:

a)      z hlavní nabídky vybereme Úpravy ® Vyjmout

b)      Ctrl + X

c)      ikona z panel nástrojů standard

d)      PTM – Vyjmout

3.      LTM klikneme na buňku, odkud se bude vkládat přesouvaná oblast.

Další kroky jsou stejné, jak je uvedeno výše při kopírování.

Poznámka: Excel neumožňuje kopírovat ani přemísťovat nesouvislou oblast. S jedním rozdílem, kopírovat lze nesouvislou oblast tvořenou v jednom sloupci nebo řádku, a to opět do sloupce nebo řádku (řádky a sloupce nelze zaměnit). Kopírované hodnoty se seřadí vedle sebe do souvislé oblasti.

Kopírování  oblasti buněk pomocí LTM                                                      KROK ZA KROKEM

1.      Označíme oblast buněk, které chceme kopírovat.

2.      LTM umístíme k horní hraně označené oblasti – změní se kurzor na tvar šipky.

3.      Stiskneme Ctrl + LTM a tahem oblast zkopírujeme, kam chceme (u šipky se objeví znaménko +)

Přesouvání oblasti buněk pomocí LTM je obdobné, kromě kroku 3, kde nemůžeme držet klávesu Ctrl.

Kopírování  jedné buňky pomocí LTM                                                                    KROK ZA KROKEM

1.      Z buněk C6, D6 vymažte výsledky součtu a z buněk E4 a E5 rovněž vymažte vypočtené průměry.

2.      LTM klineme na buňku B6, kde je funkce SUMA.

3.      Kurzor myši umístíme do pravého dolního rohu – změní se ukazatel kurzoru na tvar kříže.

4.      Stiskem LTM a tahem ve vodorovném  směru zkopírujeme obsah buňky a tudíž funkci SUMA.

5.      Klikněte LTM na E3 a zkopírujte funkci PRŮMĚR.

Nejčastěji používáme při kopírování vzorců nebo funkcí a při vytváření řad (posloupností)!

Vytváření řad (posloupností) LTM  KROK ZA KROKEM

1.      Napište do A1 leden a potvrďte Entrem.

2.      LTM znovu klikněte na A1. Kurzor myši umístěte do pravého dolního rohu – změní se ukazatel kurzoru na tvar kříže.

3.      Stiskem LTM a tahem ve svislém směru vytvořte řadu.

4.      Postupně do C1 napište číslo 2 a do C2 číslo 4.

5.      Označte oblast C1 až C2, stiskem LTM a tahem ve svislém směru vytvořte řadu.

Obdobně vytvořte podle ukázky další řady (podbarvené jsou údaje, které musíte zadat).

Vytváření vlastních posloupností: hlavní nabídka Nástroje ® Možnosti ® Vlastní seznamy

Vytváření řad (posloupností) PTM: vyplnit dny, pracovní dny, měsíce, roky, řady …

Poznámka: LTM + Ctrl (platí u čísel) – podle směru tažení se vytvoří vzestupná nebo sestupná řada.

3.4.     Vložení a odstranění řádků a sloupců

Do tabulky můžeme vkládat jak celé řádky a sloupce, tak i označenou oblast buněk. Řádky se vloží nad horní řádek označené oblasti a sloupce nalevo od označené oblasti. Označenou oblast můžeme rovněž odstranit.

Vložení řádku: Hl. nabídka Vložit ® Řádek

Vložení sloupce: Hl. nabídka Vložit ® Sloupec

Vložení buněk: Hl. nabídka Vložit ® Buňky..., otevře se okno „Vložit“.

Odstranění řádku nebo sloupce: Hl. nabídka Úpravy ® Odstranit …, kde v okně „Odstranit“ vybereme LTM celý řádek nebo celý sloupec.

4.      Ohraničení tabulky

Excel nabízí orámování celé tabulky nebo jen její části. Obecně platí, že nejprve vybereme tabulku nebo její část, kterou chceme ohraničit a pak provedeme ohraničení buď pomocí ikony na panelu nástrojů formát nebo hlavní nabídky Formát ® Buňky ® záložka Ohraničení.

Tabulka: Spotřeba potravin na obyvatele. Proveďte samostatně dílčí úpravy podle ukázky.

4.1.     Ohraničení tabulky pomocí ikony                                                       KROK ZA KROKEM

1.      Po provedených úpravách tabulky, LTM označte oblast buněk A2 až E6.

2.      LTM klikněte na šipku ikony ohraničení na panelu nástrojů formát.

3.      Rozevře se před Vámi nabídka možných ohraničení (dolní, levá, pravá, … ohraničení).

4.       LTM klikněte na „všechna ohraničení“. Tabulku máte ohraničenou jednoduchými čárami.

V dalších krocích částečně odstraníme ohraničení buňky A2 (viz. Tabulka)

5.      LTM klikněte na A2.

6.      LTM klikněte na šipku ikony ohraničení. Z rozevřené nabídky LTM klikněte na „bez ohraničení“, čímž se Vám zruší ohraničení buňky A2. Ponechte buňku A2 označenou.

7.      Znovu LTM klikněte na šipku ikony ohraničení. Z rozevřené nabídky LTM klikněte na „dolní ohraničení“, doplní se Vám jednoduchá čára do dolního okraje buňky A2. Stále ponechte buňku A2 označenou.

8.      Znovu LTM klikněte na šipku ikony ohraničení. Z rozevřené nabídky LTM klikněte na „pravé ohraničení“, doplní se Vám jednoduchá čára do pravého okraje buňky A2.

Tabulka: Vývoj produkce. Proveďte samostatně dílčí úpravy podle ukázky.

4.2.     Ohraničení tabulky pomocí hlavní nabídky                                        KROK ZA KROKEM

1.      Po provedených úpravách tabulky, LTM označte oblast buněk A3 až C6.

2.      LTM klikněte na hlavní nabídku Formát ® Buňky ® záložka Ohraničení. Máme před sebou okno, kde obecně postupujeme dle kroků 1 až 4 (LTM postupně vybíráme z nabízených možností).

 

Předvolené (předdefinované) slouží pro rychlé orámování. Ikona Vnější dokreslí ohraničení kolem vybraných buněk, ikona Vnitřní orámuje vnitřní část vybraného bloku buněk.

Ohraničení slouží pro nastavení individuálního orámování. Uživatel postupným klikáním na ikony (horní, střední, spodní, diagonální, levá, střední, pravá, diagonální čára) vybírá požadované ohraničení, které se ihned zobrazí v náhledu.

3.      V případě naší tabulky LTM klikněte na jednoduchou čáru (v zobrazených stylech) a dále LTM klikněte na ikonu Vnitřní. Znovu pak LTM klikněte na dvojitou čáru a dále pak na ikonu Vnější. Potvrďte tlačítkem OK. Krok 2 jsme vynechali, protože barva čáry zůstává černá (automatická).

4.      Tabulka je ohraničená dvojitou čarou, vnitřní čáry jsou jednoduché. Dále potřebujeme zvýraznit oddělení produkce a porovnávaných roků od údajů v tabulce.

5.      LTM označte oblast buněk A3 až C3.

6.      LTM klikněte na hlavní nabídku Formát ® Buňky ® záložka Ohraničení.

7.      LTM klikněte na širší čáru (v zobrazených stylech) a dále klikněte na ikonu spodní čára (v ohraničení).

8.      Širší čarou se oddělily porovnávané roky od údajů v tabulce.

9.      LTM označte oblast buněk A4 až A6 a samostatně oddělte produkci širší čarou od údajů v tabulce.

4.3.     Zrušení ohraničení

Označíme oblast, kde chceme zrušit ohraničující čáry a zvolíme z panelu nástrojů ikonu ohraničení, kde vyberme „bez ohraničení“ nebo z hlavní nabídky Formát ® Buňky ® záložka Ohraničení vyberme ikonu Žádné.

5.      Jednoduchý graf

Graf je vizuální podobou dat v tabulce. Grafem je vhodné doplnit tabulku např. při prezentaci dat. V Excelu se graf vytváří pomocí Průvodce grafem, který nás vede krok po kroku od výběru typu grafu, přes přidání legendy, popisků, až po umístění grafu v sešitu.

Tabulka: Pracující v sektorech NH v tis.  Tabulka bude podkladem pro vytvoření grafu. Tabulku samostatně upravte podle ukázky a doplňte ohraničující čáry.

Vytvoření grafu    KROK ZA KROKEM

1.      Označíme oblast tabulky, kterou potřebujeme do grafu zakreslit. Oblast by měla zahrnovat i nadpisy sloupců a řádků, které budou použity pro popis os a legendu. V našem případě označte oblast A3 až D6.

2.      LTM klikněte na ikonu (průvodce grafem) v panelu nástrojů standard nebo z hlavní nabídky zvolte Vložit ® Graf.

3.      Zobrazí se Průvodce grafem 1/4 – typ grafu, kde vybereme vhodný typ grafu a podtyp grafu (nejčastěji se volí mezi dvojrozměrným a trojrozměrným grafem). Vyberte sloupcový graf a  klikněte LTM na první podtyp.LTM klikněte na tlačítko Další.

4.      Zobrazí se Průvodce grafem 2/4 – zdrojová data grafu, kde určíme, zda datové řady budou tvořeny řádky nebo sloupci. V náhledu se nám objeví ukázka grafu, jak graf bude vypadat. Zapněte sloupce, pak řádky a sledujte jak se Vám graf mění. Pro naší potřebu zapněte řádky a zvolte tlačítko Další.

5.      Zobrazí se Průvodce grafem 3/4 – možnosti grafu, kde určíme všechny náležitosti grafu. Např. zadáme název grafu, jednotlivých os. Zají-mavá je záložka Po-pisky dat, kde urču-jeme, zda se v grafu zobrazí hodnoty, po-pisky. Počet záložek se mění podle typu grafu. Do polí Název grafu a Osa Y dopište texty. LTM klikněte na záložku Mřížky, vypněte zatrhnutí  kliknutím LTM u Osy Y Hlavní mřížku. LTM klikněte na záložku Popisky dat a LTM zatrhněte Hodnota. Zvolte tlačítko Další.

6.      Zobrazí se Průvodce grafem 4/4 – umístění grafu, kde rozhodujme o umístění grafu: jako nový list (samostatný nový list se vytvoří před listem s daty s názvem Graf1) nebo jako objekt do zvoleného listu (List1, List2, …). Zvolte LTM umístění grafu jako objekt do listu.  Zvolte tlačítko Dokončit.Vytvořený graf se vloží na list, kde máme tabulku s údaji.

Vložený graf má charakter plovoucího objektu, můžeme měnit např. jeho rozměry, přesouvat jej, …  Pokud chceme s grafem takto pracovat musíme jej nejprve označit - klikneme na něj LTM. Kolem grafu se udělají úchopové značky tj. čtverečky v rozích a uprostřed každé strany (celkem jich je 8). Ukážeme-li LTM na jednu značku, kurzor myši se změní na dvojšipku a můžeme změnit jeho velikost LTM tahem za značku. Pro přemístění grafu, klikneme LTM do grafu, kurzor se změní na kříž a LTM tahem graf přemístíme.

Výsledný graf

Dalším nejpoužívanějším typem grafu je spojnicový graf a výsečový graf („koláč“). Spojnicový graf se vytváří obdobně jako sloupcový graf. Pro výsečový graf vždy platí, že musíme mít označený pouze jeden sloupec s hodnotami, které chceme mít graficky zobrazené.

Tabulka: Pracující v sektorech NH v tis. Bude podkladem pro vytvoření výsečového grafu – Rozložení pracujících za rok 1999.

Vytvoření výsečového grafu                                                                        KROK ZA KROKEM

1.      Označíme oblast tabulky, kterou potřebujeme do grafu zakreslit.  V našem případě označte oblast A4 až B6.

2.      LTM klikněte na ikonu (průvodce grafem) v panelu nástrojů standard nebo z hlavní nabídky zvolte Vložit ® Graf.

3.      Zobrazí se Průvodce grafem 1/4 – typ grafu. Vyberte výsečový graf a  klikněte LTM na druhý podtyp. LTM klikněte na tlačítko Další.

4.      Zobrazí se Průvodce grafem 2/4 – zdrojová data grafu. Pro naší potřebu zapněte sloupce  a zvolte tlačítko Další.

5.      Zobrazí se Průvodce grafem 3/4 – možnosti grafu, kde zadáme všechny náležitosti grafu. Do pole Název grafu napište text – Rozložení pracujících za rok 1999.  LTM klikněte na záložku Popisky dat a LTM zatrhněte Procenta. Zvolte tlačítko Další.

6.      Zobrazí se Průvodce grafem 4/4 – umístění grafu. Zvolte LTM umístění grafu jako objekt do listu.  Zvolte tlačítko Dokončit.Vytvořený graf se vloží na list, kde máme tabulku s údaji.

Výsledný graf

Na základě tabulky Pracující v sektorech NH v tis., vytvořte samostatně výsečový graf – Rozložení pracujících za rok 2000. Pro vytvoření tohoto grafu si musíte označit nesouvislou oblast A4 až A6 a současně C4 až C6 (viz. kapitola 1.5.). Pak postupujte stejně jako v předchozím příkladu. Jediná změna je v umístění legendy viz. Průvodce grafem 3/4, záložka Legenda – umístění dole.

Výběr nesouvislé oblasti:

Úpravy grafů

Označenou část grafu můžeme upravit (formátovat) jedním z těchto způsobů:

a)      hlavní nabídka Formát ® Vybraná xxx …

b)      PTM z místní nabídky vybereme: Formát xxx …         

c)      LTM 2x rychle za sebou klikneme na část grafu – ihned se zobrazí příslušné okno formátování

d)      z panelu nástrojů „Graf“ zvolíme tlačítko Formát xxx …

xxx = název označené části grafu (např. Formát legendy, názvu osy, oblasti grafu, zobrazované oblasti, datové řady, osy, názvu grafu, …)

Přidání datové řady: označíme data v tabulce a LTM tahem je přesuneme do prostoru grafu

Vymazání datové řady: klávesou Delete; PTM z místní nabídky „Vymazat“

6.      Uložení, tisk, odeslání

6.1.     Uložení

Uložení nepojmenovaného souboru                                                              KROK ZA KROKEM

Jedná se o prvotní (první) uložení nově vytvořeného sešitu.

1.      LTM zvolíme jednu z možností:

-        z hlavní nabídky Soubor ® Uložit jako …

-        z hlavní nabídky Soubor ® Uložit

-        z panelu nástrojů

-        Ctrl + S

2.      Otevře se okno Uložit jako.

3.      V poli „Uložit do“ vybereme, kde chceme aby se soubor uložil např. na disketu, disk, do složky, …

4.      Do pole „Název souboru“ napíšeme jméno našeho souboru; přípona xls se doplní automaticky.

5.      Klikneme na tlačítko Uložit.

Uložení pojmenovaného souboru je velmi jednoduché, protože LTM zvolíme jednu z možností:

-        z hlavní nabídky Soubor ® Uložit

-        z panelu nástrojů

-        Ctrl + S

Soubor se uloží pod názvem, který je napsaný v titulní liště za Microsoft Excel.

6.2.     Tisk tabulky, grafu                                                                              KROK ZA KROKEM

1.      Před samotným tiskem se doporučuje nejprve si zobrazit náhled, kde uživatel zjistí jak se vytisknou tabulky, grafy. LTM klikneme na ikonu v panelu nástrojů standard.  Otevře se okno náhledu.

2.      V okně náhledu máme k dispozici několik tlačítek. Stručně k nejdůležitějším:

Okraje - zobrazí okraje stránky, které může LTM tahem upravovat.

Vzhled… - otevře další okno, kde můžeme na záložce Stránka zvolit orientaci papíru (na výšku, šířku), v záložce Okraje můžeme upravit okraje stránky a v záložce Záhlaví a zápatí můžeme doplnit text, datum, číslování stránek, … do záhlaví nebo zápatí.

Tisk… - otevře další okno, kde volíme tiskárnu, na kterou chceme tisknout, počet kopií, čísla stránek, které chceme tisknout. Potvrzením tlačítka OK se vytisknou stránky.

Vytisknout stránky můžeme i pomocí ikony na panelu nástrojů standard. Pokud kliknete na tuto ikonu vytisknou se všechny stránky ihned. Bez možnosti náhledu nebo případných úprav z bodu 2.

Další možností je zvolit hlavní nabídku Soubor ® Tisk…, kde se otevře obdobné okno jako v bodu 2 po volbě tlačítka Tisk.

6.3.     Odeslání e-mailem                                                                               KROK ZA KROKEM

1.      LTM zvolíme z hlavní nabídky Soubor ® Odeslat…

2.      Dále si můžeme vybrat:

a.       Příjemce pošty

b.      Příjemce pošty (jako příloha)

Zvolíme-li Příjemce pošty můžeme odeslat celý sešit jako přílohu zprávy elektronické pošty nebo odeslat aktuální list jako základní text elektronické zprávy. V každém případě se pak otevře např. Outlook Express, kde doplníme příjemce, předmět, popřípadě dopíšeme text zprávy a můžeme odeslat.

Zvolíme-li Příjemce pošty (jako příloha) otevře se přímo např. Outlook Express, kde již v příloze máme zadaný sešit. Doplníme adresu příjemce, předmět, dopíšeme text zprávy a můžeme poslat.

Poznámka: V Outlook Expressu pracujeme standardním způsobem (viz. modul Internet v zemědělství).

7.      Práce s listy sešitu

Vložení listu: hlavní nabídka Vložit ® List do sešitu se vloží další list (List4, List 5, …)

K přejmenování listu si zvolíme jeden ze způsobů:

1.      hlavní nabídka Formát ® List ® Přejmenovat

2.      2x LTM rychle za sebou klikneme na záložku list, původní název se označí a můžeme ihned psát nový název (nesmí obsahovat tyto znaky:  *,:, ?, /, \, ,, [ ])

Kopírování listu                                                                                           KROK ZA KROKEM

1.      LTM klikneme na list a LTM stále držíme, u listu se objeví  

2.      Stiskneme klávesu Ctrl a navíc se zde objeví znaménko +

3.      LTM tahem ve vodorovném směru vpravo nebo vlevo zkopírujeme list

4.      Po zkopírování nejprve pustíme LTM, které jsem stále drželi a pak teprve klávesu Ctrl

Přesouvání listu je obdobné, ale nepoužíváme zde klávesu Ctrl.

Odstranění listu: hlavní nabídka Úpravy ® Odstranit list.

8.      Další možnosti Excelu

Kreslení objektů, WordArt, vložení obrázků viz. Word

Vložení matematického výrazu

Editor rovnic spustíme: hlavní nabídka Vložit ® Objekt… v záložce Vytvořit nový vybereme ze seznamu „Editor rovnic nebo Microsoft Equation 3.0“. Používáme zlomky, mocninu a odmocninu.